Zarządzenie nr 01 11 2024 z dn. 05.11.2024 r. Zarządu EKOHEL Sp. z o.o w sprawie wprowadzenia do stosowania procedury udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Zarządzenie nr 01/11/2024
Zarządu EKOHEL Sp. z o.o.
z dnia 5 listopada 2024 roku

 

w sprawie:       wprowadzenia do stosowania procedury udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
 

Na podstawie art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18, 96), w związku z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

zazządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadza się do stosowania procedurę udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

§ 2

Treść procedury udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego w EKOHEL spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się koordynatorowi operacyjnemu.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2024 roku.

Prezes zarządu

EKOHEL sp. z o.o.

/-/ Marek Dykta

 

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 01/11/2024
zarządu EKOHEL Sp. z o.o. z dnia 5 listopada 2024 roku

 

PROCEDURA UDOSTĘPNIANIA I ZABEZPIECZANIA
NAGRAŃ Z MONITORINGU WIZYJNEGO
w EKOHEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

 

 

Preambuła

EKOHEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej Spółką) wdrożyła system monitoringu wizyjnego na ternie siedziby spółki – 84-150 Hel, przy ul. Kuracyjnej 3, na terenie Miejskiej Oczyszczalni Ścieków w Helu – 84-150 Hel, ul. Sikorskiego 20, na terenie Cmentarza Komunalnego w Helu – 84-150 Hel, ul. Dworcowa. Ponadto, monitoringiem wizyjnym objęte
są pojazdy ciężarowe przystosowane do odbioru odpadów komunalnych gromadzonych
w pojemnikach przystosowanych do mechanicznego opróżniania.

 

W związku z powyższym, o udostępnienie lub zabezpieczenie nagrań z monitoringu mogą się zwracać do członków personelu Spółki różne podmioty oraz osoby fizyczne. W celu zapewnienia bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonującego systemu monitoringu w sposób zgodny z przepisami prawa, wdrożono niniejszą Procedurę. Do zapoznania się z nią zobowiązani są wszyscy pracownicy administracyjni Spółki.

 

§ 1.
Osoby uprawnione

1. Osobami biorącymi udział w udostępnianiu i zabezpieczaniu nagrań z monitoringu wizyjnego są:

1. Osoby pierwszego kontaktu – rozumiane jako pracownicy administracyjni Działu Usług Komunalnych oraz Działu Wodociągowo-Kanalizacyjnego;
2. Oceniający – rozumiany jako inspektor ochrony danych;
3. Kierownictwo – rozumiane jako zarząd Spółki.

2. Osoby pierwszego kontaktu przyjmują wnioski o udostępnienie lub zabezpieczenie nagrań
   z monitoringu (dalej: Wnioski), przekazują je do Oceniającego oraz, po uzyskaniu zgody Oceniającego, udostępniają je Wnioskodawcy według wskazań Oceniającego lub przekazują Wnioskodawcy sporządzoną przez Oceniającego decyzję w przedmiocie udostępnienia
   lub zabezpieczenia nagrania.
3. Oceniający rozpatruje Wnioski w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, orzeczenia
   i wytyczne i na ich podstawie wydaje decyzję o udostępnieniu bądź nieudostępnieniu nagrań, lub o ich zabezpieczeniu lub odmowie zabezpieczenia.
4. Kierownictwo jest informowane przez Oceniającego o wszystkich Wnioskach i o sposobie
   ich rozpatrzenia. Kierownictwo ma również prawo wskazać w każdej indywidualnej sprawie, jak z danym Wnioskiem należy postąpić.
5. W przypadku nieobecności osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 – 3, o ich zastąpieniu
   lub wstrzymaniu procedowania Wniosków decyduje osoba obecna w danym dniu w Spółce, która w tym dniu pełni obowiązki Kierownictwa.

 

§ 2.
Wniosek o udostępnienie lub zabezpieczenie nagrań

1. Wnioskodawca może złożyć w formie pisemnej, w tym elektronicznej:

1. wniosek o udostępnienie nagrań z monitoringu;

i/lub

2. wniosek o zabezpieczenie przez Spółkę nagrania na potrzeby przyszłych postępowań prowadzonych na podstawie przepisów prawa.

- dalej zwane Wnioskiem.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i Wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 dotyczący tego samego nagrania z monitoringu, można złożyć niezależnie od siebie.
3. Wniosek należy złożyć na formularzu wskazanym w załączniku nr 1 do niniejszej procedury
   lub w dowolnej pisemnej, w tym elektronicznej, która zawiera wszystkie informacje wymagane w ust. 7 niniejszego paragrafu.
4. Wniosek należy złożyć Osobom pierwszego kontaktu w siedzibie Spółki lub wysłać na adres e-mail ekohel@ekohel.pl .
5. W przypadku, gdy Wniosek złożono do innej osoby będącej członkiem personelu Spółki
   lub do innej jednostki organizacyjnej niż Osoby pierwszego kontaktu lub Oceniający, osoby
   te lub kierownicy tych jednostek przekazują Wniosek Oceniającemu.
6. W przypadku Wniosku złożonego drogą ustną, w tym telefoniczną, każdy adresat tego Wniosku powinien poinformować o konieczności złożenia Wniosku na formularzu wskazanym w załączniku nr 1 do niniejszej procedury lub w dowolnej formie pisemnej, w tym elektronicznej, która zawiera wszystkie informacje wymagane w ust. 7 niniejszego paragrafu.
7. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, zawiera:

1. imię, nazwisko lub nazwę Wnioskodawcy;
2. adres e-mail lub numer telefonu i wskazaną preferowaną formę kontaktu;
3. adres Wnioskodawcy do korespondencji;
4. treść żądania ze wskazaniem, z jakiego okresu w przybliżeniu pochodzi nagranie (data
   i godzina) i kogo lub jaką czynność ma wskazywać;
5. uzasadnienie żądania (poprzez wskazanie np. podstawy prawnej lub celu wejścia
   w posiadanie nagrania z monitoringu);
6. podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wnioskodawcy, chyba że Wniosek wysłano drogą elektroniczną;
7. datę wpływu uzupełnioną przez osobę, która wniosek otrzymała i parafkę tej osoby – jeżeli wniosek nie został wysłany drogą elektroniczną.

 

§ 3.
Rozpatrywanie Wniosku

1. Oceniający może wstrzymać się z rozpatrzeniem Wniosku i wezwać Wnioskodawcę
   do uzupełnienia informacji niezbędnych do jego rozpatrzenia, wskazując mu termin dokonania uzupełnień i informując, że niedochowanie tego terminu skutkuje odmową uwzględnienia Wniosku.
2. W przypadku niedokonania uzupełnień, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu,
   w terminie wskazanym przez Oceniającego i liczonym od otrzymania pisma w tej sprawie, Oceniający odmawia uwzględnienia Wniosku.
3. Odmowa uwzględnienia Wniosku następuje również wtedy, gdy Spółka w momencie wydawania rozstrzygnięcia nie dysponuje już nagraniami będącymi przedmiotem tego Wniosku.
4. W odmowie uwzględnienia Wniosku należy opisać przyczynę odmownego rozstrzygnięcia.
5. Kontakt z Wnioskodawcą w związku z rozpatrywaniem Wniosku przebiega przy użyciu preferowanej formy kontaktu wskazanej w § 2 ust. 7 pkt 2 lub – w przypadku braku tych danych – z użyciem podanego adresu zamieszkania lub siedziby.

 

§ 4.
Terminy procedowania wniosków

1. Każdy, kto otrzymał Wniosek złożony drogą inna niż ustna, w tym telefoniczna, ma obowiązek przekazać go do Oceniającego w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości, że taki Wniosek wpłynął. Wniosek należy przekazać osobiście lub w przypadku otrzymania elektronicznej wersji Wniosku, na adres e-mail: iod@ekohel.pl .
2. Oceniający rozpatruje Wniosek niezwłocznie, uwzględniając terminy zawarte we wszelkich obowiązujących przepisach dotyczących tego typu żądań.
3. Oceniający przekazuje swoją decyzję (zwaną również rozstrzygnięciem) w formie pisemnej
   lub elektronicznej Osobom pierwszego kontaktu.
4. Osoby pierwszego kontaktu mają obowiązek:

1. przygotować zdatne do przekazania nagranie z monitoringu niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu (7 dni) od dnia otrzymania pozytywnej decyzji w przedmiocie udostępnienia nagrań;
2. przechowywać dokumenty po ich otrzymaniu od Oceniającego – przechowywanie dotyczy dokumentów innych niż nagrania z monitoringu.

5. Po zgromadzeniu zdatnych do wydania nagrań i dokumentów, Osoby pierwszego kontaktu informują niezwłocznie Wnioskodawcę o możliwości ich odbioru, stosując najszybszą drogę kontaktu udostępnioną przez Wnioskodawcę we Wniosku.

 

§ 5.
Sposób udostępnienia nagrań i dokumentów

1. Nagrania zaakceptowane do udostępnienia oraz dokumenty przekazane Osobom pierwszego kontaktu, Osoby pierwszego kontaktu udostępniają w formie zatwierdzonej przez Oceniającego, po zweryfikowaniu tożsamości osoby odbierającej, zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 niniejszej procedury.
2. Przygotowanie odpowiedniej formy udostępnionego nagrania należy do Osób pierwszego kontaktu.
3. Oceniający każdorazowo przekazuje Osobom pierwszego kontaktu informację o tym, jak należy udostępnić dane nagranie, uwzględniając w razie potrzeby konieczność zastosowania technik anonimizacji niektórych osób lub innych zjawisk (takich jak np. numery tablic rejestracyjnych) znajdujących się na przekazywanym nagraniu.
4. Przed wydaniem nagrania lub dokumentu Osoby pierwszego kontaktu przedstawiają
   do podpisu Wnioskodawcy dokument pokwitowania, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Procedury. Dokument należy przedłożyć w 2 egzemplarzach, uzyskać podpis osoby uprawnionej do odbioru nagrania lub dokumentu, a jeden podpisany egzemplarz przekazać Oceniającemu.
5. O dacie udostępnienia nagrań lub dokumentów, Osoby pierwszego kontaktu zawiadamiają niezwłocznie Oceniającego.

 

§ 6.
Weryfikacja tożsamości

1. Osoby pierwszego kontaktu mają obowiązek każdorazowo weryfikować tożsamość Wnioskodawcy w momencie wydawania udostępnionego nagrania lub jakiejkolwiek decyzji
   w przedmiocie udostępnienia lub zabezpieczenia nagrania poprzez sprawdzenie:

1. okazanego dokumentu tożsamości;
2. w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne – (np. dokumentu potwierdzającego fakt reprezentowania tego podmiotu).

2. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wyniku weryfikacji lub przedstawionych dokumentów, Osoby pierwszego kontaktu powinny zasięgnąć opinii Oceniającego lub (np. departamentu prawnego) co do wyniku weryfikacji lub co do możliwości przeprowadzenia weryfikacji w inny sposób.
3. W przypadku wątpliwości co do tożsamości Wnioskodawcy, pomimo okazania dokumentów, o których mowa w ust. 1, nagranie nie może zostać udostępnione, dopóki Oceniający nie uzna, że tożsamość została prawidłowo zweryfikowana i nie poinformuje o tym Osób pierwszego kontaktu.

 

§ 7.
Usuwanie nagrań

1. Osoby pierwszego kontaktu niszczą nagrania przekazane na jakimkolwiek nośniku,
   a przeznaczone do udostępnienia Wnioskodawcy, jeżeli Wnioskodawca nie odbierze
   ich w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia o możliwości ich odebrania, chyba że Oceniający postanowi o innym terminie zniszczenia nagrań.
2. Oceniający zobowiązuje Osoby pierwszego kontaktu do zniszczenia nagrań zatrzymanych dłużej na wniosek o ich zabezpieczenie niezwłocznie po upływie terminu ich dłuższego zatrzymania, chyba że drogą pisemną postanowi inaczej i wskaże inny termin zatrzymania.
3. Informację o zniszczeniu jakichkolwiek nagrań Osoby pierwszego kontaktu przekazują niezwłocznie Oceniającemu.

 

 

§ 8.
Rejestr wniosków o udostępnienie lub zabezpieczenie nagrań

1. Oceniający prowadzi na bieżąco, w formie elektronicznej, Rejestr wniosków o udostępnienie lub czasowe zabezpieczenie nagrań z monitoringu wizyjnego (dalej: Rejestr).
2. Rejestr, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Procedury, zawiera:

1. datę wpływu wniosku o udostępnienie lub zabezpieczenie nagrania;
2. treść żądania zawartego we wniosku;
3. oznaczenie wnioskodawcy zgodne z § 2 ust. 7 pkt 1-3;
4. oznaczenie osoby/osób rozpatrujących wniosek;
5. wzmiankę o wezwaniu do uzupełnienia wniosku;
6. treść i datę rozstrzygnięcia;
7. uwagi (dotyczące np. problemów z potwierdzeniem tożsamości, czy też zastrzeżeń ze strony wnioskodawcy);
8. formę przekazania nagrania, jeżeli dotyczy;
9. datę przekazania nagrania lub decyzji o odmowie przekazania lub zabezpieczenia nagrania, jeżeli dotyczy;
10. informację o posiadaniu (np. przez Oceniającego) pokwitowań odbioru nagrań lub odbioru decyzji w przedmiocie ich udostępnienia lub zabezpieczenia nagrania.

3. Oceniający udostępnia Rejestr Kierownictwu lub osobom wskazanym przez Kierownictwo
   na każde jego żądanie.

 

§ 9.
Obowiązywanie i zmiana Procedury

1. Niniejsza procedura obowiązuje od dnia 1 grudnia 2024 roku.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Procedury komunikowane są za pośrednictwem wiadomości e-mail skierowanej do wszystkich pracowników administracji Spółki.
3. Za zamieszczenie zatwierdzonych przez Spółkę zmian odpowiada Opiniujący.
4. Do kwestii nieuregulowanych w niniejszej Procedurze zastosowanie znajdą przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 – FORMULARZ WNIOSKU O UDOSTĘPNIENIE LUB ZABEZPIECZENIE NAGRAŃ Z MONITORINGU WIZYJNEGO, KTÓRYM ZARZĄDZA EKOHEL Sp. z o.o.

 

data wpływu wniosku:

 

WNIOSKODAWCA
imię i nazwisko / nazwa instytucji:
adres do korespondencji:
adres e-mail:
numer telefonu:
forma kontaktu:	□ elektroniczna                        □ tradycyjna[1]

 

PRZEDMIOT WNIOSKU

Zwracam się z wnioskiem o udostępnienie nagrania z monitoringu wizyjnego  / zabezpieczenie nagrań monitoringu wizyjnego znajdującego się w posiadaniu EKOHEL Sp. z o.o.[2]   ………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………   ……………………………………………………………………………………………… przybliżony opis miejsca objętego monitoringiem / data i przybliżona godzina nagrania / kogo lub jaką czynność nagranie ma wykazać / cel udostępnienia nagrania / wnioskowany termin zabezpieczenia nagrania (dotyczy wniosku o zabezpieczenie nagrania)

 

Imię i nazwisko Wnioskodawcy:
Czytelny podpis Wnioskodawcy:

 

 

Załącznik nr 2 – FORMULARZ DOKUMENTU POKWITOWANIA ODBIORU NAGRANIA Z MONITORINGU LUB DECYZJI W PRZEDMIOCIE UDOSTĘPNIENIA / ZABEZPIECZENIA NAGRANIA, KTÓRYM ZARZĄDZA EKOHEL Sp. z o.o.

 

data sporządzenia:

 

WNIOSKODAWCA
imię i nazwisko / nazwa instytucji:
adres do korespondencji:

 

POTWIERDZENIE ODBIORU

Niniejszym potwierdzam, że w dniu …………………………… otrzymałam / otrzymałem:   ………………………………………………………………………………………………   ……………………………………………………………………………………………… zapis nagrania z monitoringu wizyjnego w postaci dysku USB / decyzję w przedmiocie zabezpieczenia nagrania z monitoringu wizyjnego / … /

 

PRZEDMIOT WNIOSKU, KTÓREGO DOTYCZYŁ WNIOSEK

………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………

 

Tożsamość Wnioskodawcy zweryfikowano na podstawie:

………………………………………………………………………………………………

 

Imię i nazwisko Wnioskodawcy:
Czytelny podpis Wnioskodawcy:

 

Załącznik nr 3 – WZÓR  REJESTRU WNIOSKÓW O UDOSTĘPNIENIE LUB ZABEZPIECZENIE NAGRAŃ Z MONITORINGU WIZYJNEGO.

 

 

 

Oznaczenie Wnioskodawcy	Data wpływu wniosku	Treść wniosku	Osoba rozpatrująca wniosek	Wzmianka o wezwaniu do uzupełnienia wniosku	Rozstrzygnięcie i data rozstrzygnięcia	Uwagi	Forma przekazania nagrania lub decyzji o zabezpieczeniu nagrania	Data przekazania nagrania lub decyzji	Czy posiadamy pokwitowanie odbioru nagrania lub decyzji