Zarządzenie nr 02 11 2024 z dn. 05.11.2024 r. Zarządu EKOHEL Sp. z o.o. w sprawie wprowadzenia do stosowania Polityki czystego biurka i czystego ekranu

Zarządzenie nr 02/11/2024
Zarządu EKOHEL Sp. z o.o.
z dnia 5 listopada 2024 roku

w sprawie:       wprowadzenia do stosowania Polityki czystego biurka i czystego ekranu
w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Na podstawie art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowychm(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18, 96), w związku z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadza się do stosowania Politykę czystego biurka i czystego ekranu w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

§ 2

Treść Polityki czystego biurka i czystego ekranu w EKOHEL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się koordynatorowi operacyjnemu.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 6 listopada 2024 roku.

Prezes zarządu

EKOHEL sp. z o.o.

/-/ Marek Dykta

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 02/11/2024
zarządu EKOHEL Sp. z o.o. z dnia 5 listopada 2024 roku

POLITYKA CZYSTEGO BIURKA I CZYSTEGO EKRANU
w EKOHEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

§1
Zagadnienia ogólne

1. Niniejsza Polityka czystego biurka i czystego ekranu (dalej: Polityka) obowiązuje wszystkich pracowników administracyjnych EKOHEL Sp. z o.o. (dalej: Administrator danych) od dnia 6 listopada 2024 roku na terenie całego zakładu pracy, tj. siedziby Administratora danych – 84-150 Hel,
   ul. Kuracyjna 3 oraz budynku administrowanych i zarządzanych przez Administratora danych,
   m.in. Miejskiej Oczyszczalni Ścieków w Helu – 84-150 Hel, ul. Sikorskiego 20 oraz Miejskiej Hali Sportowo-Widowiskowej w Helu – 84-150 Hel, ul. Wuja Klemensa 1.
2. Na potrzeby niniejszej Polityki za pracowników Administratora danych uważa się pracowników
   w rozumieniu art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy, zatrudnionych u Administratora danych oraz wszystkie pozostałe osoby, które wykonują u Administratora danych pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, a także osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze współpracujące z Administratorem danych oraz osoby, które zostały przyjęte na praktyki.

§2
Cel i założenia polityki

Dokument został opracowany w celu omówienia podstawowych reguł i zasad postepowania
z dokumentami oraz sprzętem służbowym w czasie wykonywania czynności służbowych, tak aby zachować należyte środki ostrożności oraz minimalizować ryzyko nieprawidłowego przetwarzania informacji,
w tym danych osobowych.

§3
Postępowanie z dokumentami

1. Pracownicy zobowiązani są do przechowywania na biurku tylko tych dokumentów, które są im niezbędne w danym momencie do wykonania bieżących zadań.
2. Po zakończonej pracy pracownik zobowiązany jest odłożyć wszystkie dokumenty do zamykanej
   na klucz szafy. Klucz do szafy należy zdać bezpośredniemu przełożonemu lub przekazać innemu upoważnionemu pracownikowi. Na osobę, której klucz powierzono, przechodzi pełna odpowiedzialność za realizację Polityki.
3. Obowiązki określone w pkt 2 niniejszego paragrafu pracownik powinien wykonać również w przypadku gdy poweźmie wiadomość, że musi opuścić stanowisko pracy na czas dłuższy niż  60 minut.
4. W sytuacjach nagłych, związanych w szczególności ze stanem zdrowia pracownika lub przedłużającą się nieobecnością w biurze, za realizację Polityki w jego imieniu odpowiadają solidarnie pracownicy, których stanowiska pracy znajdują się najbliżej.
5. Po zakończonej pracy, pracownik może pozostawić na biurku jedynie telefon stacjonarny oraz materiały biurowe, takie jak np. długopis i zszywacz.
6. Obowiązuje zakaz trzymania na biurku wszelkich produktów spożywczych, których posiadanie grozi rozlaniem płynu.
7. Pracownik zobowiązany jest na bieżąco niszczyć te dokumenty, które przestały mu być potrzebne. Dokumenty powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji.
8. Przenoszenie dokumentów między pomieszczeniami biurowymi możliwe jest wyłącznie
   przy zachowaniu należytej staranności i środków ostrożności takich jak:

1. przenoszenie dokumentów w teczkach zasłaniających zawartość i treść;
2. nie pozostawiania dokumentów bez nadzoru, np. w sekretariacie, na korytarzu, w toalecie.

§ 4
Postępowanie ze sprzętem służbowym

1. Monitor komputera służbowego powinien zostać ustawiony w taki sposób, aby minimalizować możliwość wglądu osób trzecich.
2. Pracownik jest zobowiązany do ustawienia wygaszacza ekranu na użytkowanym przez niego komputerze. Wygaszacz powinien włączać się automatycznie po okresie bezczynności użytkownika, trwającym nie dłużej niż 10 minut. W przypadku wznowienia aktywności, powrót do pracy
   z komputerem powinien być możliwy jedynie po podaniu odpowiedniego hasła.
3. W przypadku czasowego opuszczenia stanowiska pracy, pracownik jest zobowiązany
   do każdorazowego blokowania komputera poprzez włączenie wygaszacza ekranu.
4. Po zakończeniu pracy pracownik powinien wylogować się z systemu.
5. Wszelkie hasła i loginy przypisane do pracownika powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający odczytanie przez osoby trzecie.

§ 5
Egzekwowanie postanowień polityki

W przypadku nieprzestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, bezpośredni przełożony pracownika ma prawo zwrócić uwagę na nieprawidłowości i wyznaczyć termin na usunięcie negatywnych skutków
lub wprowadzenia nowych rozwiązań.