2022.02.14 Sprawozdanie z administrowania Cmentarzem Komunalnym w Helu w 2021 r.

Hel, 14  luty 2022 r.
egz. nr 1 z 2

L.dz. 100/2022

WYCIĄG

ZE SPRAWOZDANIA
Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁKI EKOHEL SPÓŁKA Z O.O.
W ROKU 2021

10. PODSUMOWANIE DZIAŁALNOŚCI ZWIĄZANEJ Z ADMINISTROWANIEM CMENTARZEM KOMUNALNYM W HELU.

W roku 2021, Spółka realizowała zadania związane z administrowaniem Cmentarzem Komunalnym w Helu na podstawie umowy nr EKO/01/2021 z dnia 31 grudnia 2020 roku. Umowa ta w sposób szczegółowy i wyczerpujący określa zakres obowiązków, czynności i odpowiedzialności Spółki w związku z wykonywaniem zadań dotyczących obsługi interesantów, prowadzenia dokumentacji dotyczącej osób pochowanych oraz utrzymania porządku i czystości na terenie cmentarza.

W roku sprawozdawczym na terenie Cmentarza Komunalnego w Helu dokonano 44 pochówków zwłok ludzkich, w tym 30 pochówków tradycyjnych i 14 urnowych. Przeprowadzono 1 ekshumację zwłok w związku z przeniesieniem szczątków na teren innego cmentarza na terenie kraju.

Spółka, poza obowiązkami wynikającymi z zawartą z Gminą Miejską Hel umową, świadczy usługi obejmujące, m.in. przygotowanie miejsca pochówku (wykopanie i zakopanie grobu ziemnego), likwidacje pomników nagrobnych oraz poziomowanie pomników.

W celu uregulowania kwestii dotyczącej pracowników Spółki, którzy zostaną wyznaczeni do realizacji zadań wykonywanych na helskim cmentarzu, przygotowano projekt zmian w strukturze organizacyjnej Spółki, który zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2022 roku – scharakteryzowano stanowisko grabarza-pracownika zieleni miejskiej, przeprowadzono analizę kadrową oraz wyznaczono dwóch pracowników do ww. stanowiska.

W roku 2021, rozpoczęto działania mające na celu realizację inwestycji dotyczącej przebudowy sieci wodociągowej na terenie Cmentarza Komunalnego w Helu. Planowany termin zakończenia inwestycji to IV kwartał 2022 roku. Ponadto, przy miejscu składowania odpadów komunalnych, ustawiono stojak wyposażony w narzędzia (miotły, grabie, szpadle) przeznaczone do użytku przez dysponentów grobów oraz osoby odwiedzające cmentarz. Przeprowadzono prace konserwacyjne kaplicy cmentarnej. Rozpoczęto działania związane z wycinką krzewów pomiędzy ogrodzeniem cmentarza, a Rodzinnymi Ogródkami Działkowymi Ujarzmione Piaski w Helu – są to działania przygotowawcze do wymiany ogrodzenia na nowe, biegnące wzdłuż faktycznych granic działki. Ponadto, rozpoczęto działania związane z usunięciem z terenu nowej części cmentarza karp po wyciętych drzewach – w celu ograniczenia kosztów związanych z transportem odpadów do miejsca utylizacji, załadunek i wywóz korzeni odbywa się w czasie dostaw do Spółki czarnoziemu lub żwiru.

W roku sprawozdawczym rozpoczęto działania określone w Uchwale nr 05/12/2020 Zarządu EKOHEL Sp. z o.o. w sprawie określenia procedury wykorzystania grobu do ponownego pochówku na Cmentarzu Komunalnym w Helu. Przeprowadzono pełną inwentaryzację grobów ziemnych mogących stanowić miejsca przeznaczone do ponownego pochówku zwłok, tj. takich, w których ostatni pochówek miał miejsce ponad 20 lat temu. Następnie, przygotowano wykaz grobów nieopłaconych, który został opublikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Spółki, na profilach społecznościowych Spółki, w siedzibie Spółki, oraz na tablicach informacyjnych umieszczonych na terenie Cmentarza Komunalnego w Helu. Kolejnymi działaniami było umieszczenie tablic z informacją o konieczności dokonania opłat za zachowanie prawa do dysponowania grobem przy każdym z grobów ujętych w protokole. Przez cały okres sprawozdawczy dokonywano aktualizacji wykazu grobów ziemnych mogących stanowić miejsca przeznaczone do ponownego pochówku zwłok. W związku z planowanym procesem legislacyjnym projektu nowej ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, 31 grudnia 2021 roku Zarząd Spółki powziął uchwałę zmieniającą harmonogram postępowania w przypadku wszczęcia procedury wykorzystania grobu do ponownego pochówku na Cmentarzu Komunalnym w Helu.

W związku z trwającą pandemią COVID-19, podjęto decyzję o  rozszerzeniu usług zawartych w internetowej ewidencji osób pochowanych na Cmentarzu Komunalnym w Helu w systemie GROBONET PRO.

Adres witryny internetowej systemu: https://hel.grobonet.com/grobonet/start.php

Poza funkcjami umożliwiającymi odnalezienie swoich bliskich w bazie osób pochowanych oraz zlokalizowanie ich grobu na dokładnej mapie cmentarza, dodano funkcje umożliwiające dokonywanie internetowych opłat za zachowanie prawa do dysponowania grobem, elektroniczną rejestrację dysponentów i opiekunów grobów,  zlecenie opieki nad grobem. Ponadto, do danych podstawowych dotyczących danego grobu (dane osób pochowanych, lokalizacja grobu na cmentarzu), dodano informację związaną z terminem upływu ważności opłaty za zachowanie prawa do dysponowania grobem. Funkcje te mają ułatwić załatwianie spraw formalnych przez dysponentów grobów bez konieczności  osobistego stawiennictwa w siedzibie Spółki.

W roku sprawozdawczym, Spółka wspomagała Gminę Miejską Hel w działaniach dotyczących pozyskania wszelkich wymaganych prawem pozwoleń i uzgodnień dotyczących budowy kolumbarium na terenie Cmentarza Komunalnego w Helu. Procedura otrzymania pozwolenia na budowę powinna zakończyć się w roku 2022.